La Cité Francophone         
TERMES ET CONDITIONS

Mis à jour le 1 novembre, 2025

RESERVATION ET PAIEMENT
Un acompte non remboursable égal au montant de la location du hall et une copie signée du réservation contrat sont requis pour confirmer votre réservation. Cet acompte servira à compenser un dommage dépôt au moment de l’événement. Si aucun dommage ne survient, il sera appliqué à la finale solde. En cas d’annulation, l’acompte est perdu.

 

Le paiement complet doit être reçu avant l’événement. Le défaut de paiement peut entraîner en annulation par La Cité francophone.

 

La tarification est sujette à changement sans préavis jusqu’à ce que le contrat soit signé.

 

Les produits alimentaires et les boissons sont soumis à des frais de service de 18 % et à la GST de 5 %, tous deux qui sera ajouté à votre facture.

 

Des frais supplémentaires de 400 $ par heure seront facturés pour les événements ayant lieu après 2h00 du matin.

 

Méthodes de paiement acceptées : Débit, Visa, MasterCard, chèque d’entreprise et virement électronique.

 

Pour les virements électroniques, contactez : accounting@lacitefranco.ca.

 

GARANTIES
Un nombre minimum d’invités garanti est requis au moment de la réservation ou au plus tard 30 jours avant l’événement.

 

Le nombre final d’invités doit être confirmé 10 jours ouvrables avant l’événement. S’il n’est pas reçu, le plus élevé entre le nombre enregistré le plus récent et le nombre réel de participants sera être chargé.

 

Pour les événements avec plus de 75 invités, la sélection du menu est due entre 30 et 120 jours avant l’événement. Pour les événements de moins de 75 invités, la sélection du menu doit être soumise 10 jours ouvrables avant. Si non reçu à temps, un menu standard sera attribué.

 

Le plan d’étage de la salle doit être soumis 10 jours ouvrables avant l’événement. Sinon reçu, une configuration standard sera appliquée.

CHANGEMENTS ET  ANNULATIONS
La Cité francophone et CAFÉ Bicyclette se réservent le droit de déplacer l’événement à un espace différent en réponse aux changements dans le nombre d’invités, la configuration ou le timing.

 

Toutes les modifications ou annulations doivent être soumises par écrit et approuvées par le Service

 

Directeur chez marketingsales@lacitefranco.ca.

 

La Cité francophone peut annuler un contrat à sa discrétion si l’événement est jugé potentiellement perturbateur. Dans de tels cas, tous les dépôts seront remboursés.

 

Des invités supplémentaires ou des changements de dernière minute peuvent entraîner des frais supplémentaires, que le client accepte de payer même si ce n’est pas décrit dans le contrat original.

 

SERVICE ALIMENTAIRE
CAFÉ Bicyclette est le traiteur exclusif des espaces événementiels de la Cité francophone. No la nourriture extérieure ou faite maison est autorisée. Toute violation de cette politique peut entraîner une charge de plus à 56 $ par invité.

 

Tous les aliments, sauf les gâteaux/cupcakes de spécialité, doivent être préparés sur place par CAFÉ Bicyclette, selon les règlements sanitaires de la ville et de la province.

 

Un menu uniforme est requis pour tous les invités. Des substitutions alimentaires doivent être organisées 10 jours ouvrables à l’avance et peut entraîner des frais supplémentaires.

 

Les restes de nourriture peuvent ne pas être emportés en raison des réglementations en matière de santé et de sécurité.

 

CAFÉ Bicyclette recommande un serveur pour 20 invités. Un capitaine de banquet peut également être inclus.

 

Supplément pour vacances : Un supplément de 25 $ par heure s’applique aux jours fériés suivants :

 

Réveillon du Nouvel An, Jour de la Famille, Vendredi Saint, Fête des Mères, Fête de la Reine, Fête du Canada, Congé civique, Fête du travail, Action de grâce, Jour du souvenir et Noël.

ÉQUIPEMENT ET CONFIGURATION
La configuration standard comprend : 30 x 5’ tables rondes et 240 chaises.

 

Si la restauration est assurée par CAFÉ Bicyclette, l’installation comprend également des nappes (noir ou blanc), serviettes en lin, porcelaine, couverts et verrerie.

 

Toutes les décorations et objets personnels doivent être retirés immédiatement après l’événement, sauf si arrangements préalables sont pris.
L’utilisation d’équipements techniques externes nécessite une approbation préalable du directeur des services.

 

L’utilisation de clous, vis, agrafes ou adhésifs permanents est interdite. Tous les décors doit être préapprouvé.

 

SERVICE D’ALCOOL
Aucun alcool fait maison n’est autorisé sur les lieux selon Alberta Gaming and Liquor règlements.

 

Le service d’alcool se termine à 00h30. Tous les divertissements doivent se terminer à 01h30.

 

Option de bouchon : les clients peuvent fournir leur propre alcool. CAFÉ Bicyclette fournit verrerie, glace, fournitures et barmans certifiés par ProServe. Les frais de droit de bouchon  sont de 20 $ / personne (d’âge légal pour boire). Les frais de barman sont de 25 $ / heure.

 

Les véhicules peuvent être laissés dans le parking pendant la nuit mais doivent être retirés avant 17h00 le dimanche suivant l’événement. La Cité francophone n’est pas responsable du vol ou des dommages.

 

AUTRES RÈGLES ET RÈGLEMENTS
Les réservations de salle de banquet n’incluent pas l’utilisation de la terrasse ou de la rotonde sauf sur demande et approuvé à l’avance. Des frais supplémentaires s’appliquent.

 

La Cité francophone n’est pas responsable des biens personnels perdus ou endommagés.

 

Fumer est interdit à l’intérieur et sur la terrasse. La zone fumeurs désignée est de 10 mètres de toutes les sorties.

 

Les photos peuvent être prises par CAFÉ Bicyclette à des fins de marketing.

 

Les clients sont fortement encouragés à obtenir une assurance événement via : www.palcanada.com.

 

SÉCURITÉ
La Cité francophone est un bâtiment public. Du personnel sera présent lors des événements, et un agent de sécurité sera sur place après les heures d’ouverture jusqu’à 2h00.

 

Les voies de sortie, les escaliers et les points d’accès doivent rester dégagés en permanence.

 

Les décorations ne doivent pas émettre de flammes, d’étincelles ou de risques d’incendie. Seules des petites bougies avec les flammes à moins de 1,5–2 pouces de l’ouverture du conteneur sont autorisées.

 

CONFIRMATIONS FINALES
Le nombre final d’invités, les sélections de menus et les plans d’installation des chambres doivent être soumis et approuvé 10 jours ouvrables avant l’événement.

 

En signant ci-dessous, le client accepte toutes les conditions décrites dans ce contrat de location, y compris paiement d’un acompte non remboursable, responsabilité des dommages et respect de - Alberta Liquor Control regulations.